Een effectieve communicatie is essentieel voor de succesvolle voltooiing van elke klus of groter bouwproject. Een goede communicatie kan niet alleen het teamwork verbeteren, maar ook tot een betere projectsamenwerking leiden. Slechte communicatie leidt daarentegen tot misverstanden, vertragingen en problemen in een karwei. Communicatie is simpelweg het uitwisselen van de juiste informatie om zo een boodschap over te brengen. En een goede communicatie houdt in dat jij of jouw cliënt de juiste boodschap kunt overbrengen. Zodat deze optimaal wordt ontvangen en uiteraard door de beoogde ontvangers wordt begrepen. Dat lijkt simpel genoeg, of niet soms?
Ben een actieve luisteraar en gebruik aantekeningen
Wanneer jij je vooral met een mondelinge communicatie bezighoudt, hetzij persoonlijk of via de telefoon, dan wil je echt wel een actieve luisteraar zijn. Probeer op dat moment actief te begrijpen wat de spreker vanuit zijn of haar standpunt probeert te communiceren. Maak daarbij ook zeker aantekeningen in een notitieboekje over de allerbelangrijkste punten. Schrijf niet elk woord op dat ze uitspreken, maar maak beknopte aantekeningen over de precieze details. Bedrukte notitieboekjes met een bedrijfslogo zien er dan niet alleen heel professioneel uit maar het zorgt er ook voor dat je als een pro de juiste aantekeningen tijdens de klus noteert!
Hoe beter de communicatie, hoe lager het budget
Hoe beter jij met jouw cliënt en team communiceert, hoe groter de kans is dat je bij een klus binnen jouw budget blijft. Als je precies begrijpt wat je moet doen en wanneer en je de juiste middelen hebt dan kun je voorkomen dat het budget overschreden wordt.
Hetzelfde geldt voor onderaannemers. Want dit zijn niet jouw werknemers en zijn daarom een veelvoorkomende bron van vertragingen en kostenstijgingen. Hoe dan ook, de juiste richtlijnen, aandachtspunten en notities zullen jouw project zonder meer in goede banen leiden.
Dingen die je altijd in jouw notities moet schrijven
Tenzij je een griffier van een rechtbank bent, is het echt niet nodig om de interacties letterlijk op te schrijven. Niet elk woord is immers het opschrijven waard en je moet jouw aandacht ook bij je team of cliënt houden. Er zijn desondanks bepaalde details die altijd wel jouw aandacht waard zijn.
Persoonlijke gegevens
Schrijf vooral de persoonlijke dingen als belangrijke namen op. Dit kan soms zeer handig voor een vervolggesprek zijn.
Problemen
Als een cliënt een probleem heeft, documenteer dit dan zeker voor toekomstig gebruik. Dit is vooral handig als je teamgenoten hebt. Een onderhoudsmonteur die opmerkt dat bepaalde klanten elk voorjaar weer dezelfde vragen over het onderhoud stellen. Kan in dit geval daar bijvoorbeeld op reageren door een preventieve nieuwsbrief per e-mail te sturen waarin deze onderwerpen behandeld worden.
Oplossingen
Als jij een specifieke actie onderneemt om een probleem op te lossen, maak hier dan een gedetailleerde notitie van. Want als die oplossing faalt, dan heb je toch nog een referentiepunt van waaruit jij de volgende beste werkwijze van handelen kunt bepalen. Maar als het wel werkt, dan wil je misschien naar jouw aantekeningen verwijzen om deze actie ergens anders te herhalen.
Beslissingen
Het nemen van beslissingen kan af en toe voor zowel opdrachtgevers als collega’s een worsteling zijn. Wanneer er op een gegeven moment een beslissing wordt genomen, dan is het het beste om hier een gedetailleerd verslag van te hebben. Dit is super handig voor toekomstig gebruik, en dan vooral als er iets misgaat!
Verwachte werkzaamheden
Er valt veel te zeggen over de ouderwetse takenlijstjes. Documenteer hierin wat er precies moet gebeuren. Noteer eventuele tijdgevoelige acties en maak een checklist om het vervolgproces te begeleiden.
Klusjesmannen, aannemers en projectmanagers van over de hele wereld maken elke dag weer veelvuldig gebruik van al hun aantekeningen. Al hun takenlijsten, logboeken en dagboeken dienen allemaal om de allerbelangrijkste onderdelen van hun project vast te leggen. Misschien zou iedereen daarom altijd een notitieboekje met zich mee moeten dragen. Plus deze natuurlijk tezamen met jouw luistervaardigheden actief gebruiken!